會展會場布置是會議前期重要的準備工作，尤其是對一些重大的會議，更應當安排很長一段時間做準備，會場布置包括排定會議座次、布置環境，配齊并調試電器設備等工作。對會場的總體要求是整齊、安靜、明亮、空氣流通、大小事宜、設備齊全、利于安全和保密。會場布置具有重要的意義。會場形式的安排要根據會議的規模、性質和需要來確定。不同的會場布置形式體現不同的意義、氣氛和效果，適用于不同的會議目的。

會場布置是否合理對于會議的成功與否具有很大的影響。會場的地點和大小是否合適，設備是否齊全，全場的布局是否合理，會場營造的氣氛是否與會議主題內容一致，對會議的效果將產生直接的影響。所以，會議組織者必須重視會場的布置。會場布置的形式可分為相對式、全圍式、半圍式和分散式。相對式的主要特征是主席臺和代表席采取上下面對面的形式，從而突出了主席臺的地位。由于專門設立了主席臺，整個會場氣氛顯得比較嚴肅和莊重。但這種布置形式容易給在主席臺上的發言人造成一種心理壓力，如果事先準備不充分或現場發揮不好，或者缺乏控制會議的經驗和能力，就會造成會場秩序的混亂。

全圍式形式的主要特征是不設專門的主席臺，會議的領導和主持人同其他與會者圍坐在一起。這種布置形式的優點是容易形成融洽的合作氣氛，體現平等和互相尊重的精神，有助于與會者之間相互聯系、了解和不拘泥于形式的發言和插話，使與會者暢所欲言，充分交流思想、溝通情況。同時也便于會議主持者細致觀察每位與會者的意向、表情，及時準確地把握與會者的心理狀態，從而保證會議取得成果。全圍式格局適用于召開小型會議和特小型會議，以及座談會、協商性等類型的會議。半圍式形式介于相對式和全圍式之間，即在主席臺的正面和兩側安排代表系，形成半圍的形狀，既突出了主席臺的地位，又增加了融洽的氣氛。這種布置形式適用于中小型的工作會議等。分散式形式是將會場分成若干個中心，每個中心設一桌席，與會者根據一定的規則安排就座，其中領導人和會議主席就座的桌席稱作“主桌”。這種座位格局既在一定程度上突出了主桌的地位和作用，又給與會者提供了多個談話、交流的中心，使會議氣氛更為輕松、和諧。這種布置形式適合召開規模較大的聯歡會、茶話會、團拜會等。當然，這種會場座位格局要求會議主持人具有較強的組織和控制會議的能力。
會議座位的安排是一種技巧。有些會議不需要排列會場內其他人員的座次，但有的會議需要或必須排列。如果是代表會議或中型以上比較嚴肅的工作會議、報告會議等，為了保證會議的活動能夠井然有序地進行，按照一定的規律和科學的原則給與會者安排座位，以便對號入座，這是會議組織者的一項重要工作。
排列座位有很多種方法，應根據需要選擇合適的方法。橫排法是把每個代表團、小組、單位的座席從前向后排成縱向一列，按組別順序以代表座席的朝向為準，從左至右橫向依次排列座次。排列依據可以按照參加會議人員的名單以其姓氏筆劃、單位名稱筆劃、漢語拼音字母為序。國際會議往往按與會國家英文名稱的當頭字母順序。選擇種方法時，應注意先排出會議的正式代表或成員，后排出列席代表會成員。豎排法的要領是，按照既定的次序把對參會的每一個表帶團、小組、單位的座席排成一橫行，再按團順序從前向后依次縱向排列。選擇這種方法也應注意將正式代表或成員排在前，職務高者排在前，列席成員、職務低者排在后。大型代表會議采取豎排法比較好。黨的全國代表大會的座位排列一般都是采用這種這種方法。左右排列法把每個參會的代表團、小組、單位的座席安排稱縱向的列，再以會場的新中心為基點，將順序在前的排在中間位置，然后先左后右，一左一右向兩側橫向交叉擴展排列座次。選擇左右排列法時應注意人數。如果代表團、小子、單位數量為單數，排在第一位的成員居中;如果代表團、小組、單位數量是雙數，那么排在第一、二位的兩位成員應居中，以保持兩邊人數的均衡。座次標識方法是指標明會議成員座次的名簽、指示牌和表格。座次一旦確定，要選擇好標識座次方法。座次標識有幾個方法。其一，在主席臺或會議桌上擺放名簽;其二，在與會人員出席證上注明座次(某排某號);其三，印制座次圖標。這三種方法可取一種，也可以結合使用。可以在與會成員入場之前每人發一份座次表，或者出席證和簽到證上注明坐號，或者在會議桌上擺放名簽。主席臺座次圖表一般可貼在休息室，主席團成員在入場前一般先到休息室，工作人員可提醒各位領導注意一下自己的座次。與會者第一次入場時，工作人員應作適當引導。
不同的會議要求有不同的環境，慶祝大會會場要求喜慶熱烈，座談會會場要求和諧融洽，紀念性會議要求隆重典雅，日常工作會議要求簡單實用。對會場進行的裝飾性布置并不是會議活動的必要條件，但是對會議的效果可以起到非常好的作用。對會場的裝飾性布置通常是指使用旗幟、花卉、燈飾、工藝品陳設等。會場的裝飾根據會議的內容，可選擇適當的背景色調，或擺放、懸掛突出會議主題的點綴物等。會場的裝飾要講求藝術性。
主席臺是會場裝飾的重點。一般應在主席臺上方懸掛會標(也稱橫幅)，會標上用美術字標明會議的名稱。主席臺背景處(也稱天幕)可懸掛會徽或旗幟，以及其他藝術造型等，主席臺上或臺下可擺放花卉。會場背景的裝飾除了主席臺外，主要是指會場四周和會場門口，這些地方可懸掛橫幅標語、宣傳畫、廣告、彩色氣球等，還可擺放鮮花等裝飾物。
在會場布置的色調選擇方面，應注意會場內色彩的搭配和整體基調，選擇與會議內容相協調的色調，這樣可以對與會者的感官形成一定刺激，在其心理上產生積極的影響。可以通過對主席臺、天幕、臺布、場內桌椅極其裝飾物色彩的調節，烘托整體的色調。一般來說，紅色、粉色、黃色、橙色等色調比較亮麗明快，可以表現出熱烈、輝煌的氣氛，使人感到興奮，因此更適用于慶典性會議;天藍色、綠色、米黃色等色調莊重、典雅，比較適合嚴肅的工作會議。
花卉的布置也會對人的情緒產生一定影響。根據會議內容，使適當地配置花卉，可以使人心情愉快。根據不同花卉所表達的不同的感情色彩，對不同會議也應擺放不同花卉。一般性會議選擇月季、扶桑等花卉，可以使人心情愉快，氣氛輕松;比較莊重的會議適宜擺放君子蘭、棕櫚、萬年青等，使人情感鎮靜，不易沖動。對花卉的選擇，也可根據會議種類的不同而定。