（一）、在策劃活動之前,首先要明確何為活動。對于大型公眾活動的定義是:有目的,有計劃,有步驟的組織眾多人參與的社會協(xié)調(diào)行為叫做大型公眾活動,也稱為"大型活動","專題活動",是公共關(guān)系專業(yè)常用的技術(shù)手段.會展本身亦是大型公眾活動常見的一種形式。而本文研究的對象——大型會展中的活動,則需要在此基礎(chǔ)上加一個限定概念,即在一個大型會展期間舉辦的公眾活動.為其下一個粗略的定義——在會展期間,為了增加會展效果而進(jìn)行的有目的,有計劃,有步驟的組織眾多人參與的協(xié)調(diào)行為。

活動的特點為:鮮明的目的性,廣泛的社會性,嚴(yán)密的操作性,高投資性.這些特性決定了其策劃是一項需要花去大量時間和精力的工作,以便在實施活動策劃時,達(dá)到最佳效果。

(二)、活動策劃的定義與特點 活動策劃包括人員包括活動主辦,協(xié)辦(聯(lián)辦),承辦,贊助等方面的相關(guān)機(jī)構(gòu)與工作人員;主題包括該次活動的主要目的,中心任務(wù)和意義;流程則指按照日程順序和人員分工來安排活動的分項目。又可說活動策劃是策劃人員根據(jù)活動組織目的的要求,調(diào)查會展現(xiàn)狀,分析現(xiàn)有條件,為活動設(shè)計切實可行的行動方案的過程.策劃活動的特點歸納為以下四點:策劃有一定的目的性,有組織地;基于對會展背景的了解;有一個研究,分析的過程;一個制訂行動方案的過程。

策劃此類活動必須依據(jù)一些既定的原則：

1.活動的主題與形式必須符合展會的需要.雖然說一個活動富有創(chuàng)意的話,可以吸引到觀眾的注意,但是仍然要與會展的大環(huán)境保持一致,否則將會導(dǎo)致脫離展會背景,更可能會造成觀眾對會展注目度的抽離,甚至帶來隱患,以會展背景為前提是策劃活動的首要原則。

2.能進(jìn)一步豐富和完善展會的基本功能.展會如果單純以展示和會議的形式來傳播相關(guān)信息,促成交易,就不能夠完全地體現(xiàn)一個大型會展的魅力所在,而策劃活動的目的就是豐富展會功能,為不同層次,不同專業(yè)的展會策劃出不同的活動,針對會展本身的不足之處,用活動來彌補(bǔ),完善會展是活動存在的本質(zhì).
3.有助于展會吸引更多潛在企業(yè)參展和觀眾參觀.會展的舉辦不一定能夠吸引到某些對于會展信息不十分熱衷的潛在觀眾,企業(yè),對于這些對象,策劃一個具有吸引力的活動是再好不過的方法了,可以把會展信息帶給這些觀眾,從而把他們吸引到會展現(xiàn)場來.
4.有助于活躍展會現(xiàn)場氣氛但不影響企業(yè)展出和觀眾參觀.如果在一個枯燥的會展現(xiàn)場,即便對此會展主題再熱情,觀眾都不會停留很久,如果利用不同的傳播方式把會展信息傳達(dá)給他們,他們會對接受的信息印象深刻,并且會把這個好印象連帶地作用在這個會展品牌上.當(dāng)然前提是必須是好印象,如果活動過于喧賓奪主,造成負(fù)面影響便得不償失了。
5.活動本身要能產(chǎn)生較好的效果.參與活動的過程對于一個來參觀展會的觀眾和企業(yè)來說,應(yīng)該是一個愉快的過程,他們可以通過活動了解到更多的行業(yè)熱點,技術(shù)開發(fā),但是如果此活動的并不能夠產(chǎn)生良好的效果,這就是策劃活動的失敗,浪費了活動資本,也花去了觀眾的參與成本。

活動的策劃者既希望做到有創(chuàng)意,吸引參觀者,又擔(dān)心活動過熱的氣氛會對展會本身造成不利影響,這兩者間的矛盾造成了策劃時的疑惑.例如在對于活動主題的確立上,就有兩種相對的意見,是應(yīng)以表現(xiàn)會展整體的主題為主,還是吸引觀眾為主。一方面認(rèn)為如果活動主題與會展主題不相符就會影響到會展本身效果,因為活動吸引了觀眾,把他們的注意力轉(zhuǎn)移了;而另一觀點認(rèn)為,活動以更為誘人的主題吸引到了觀眾,把他們帶入會展中,觀眾自然而然就會把注意力轉(zhuǎn)移到了會展上。其實這兩種觀點的出發(fā)點都是希望提高會展效果,如果按照前文提到的活動策劃原則,策劃者掌控住活動的分寸,無論是與會展主題相關(guān)與否,到達(dá)最終目的才是最重要的。