大型會議會展中的活動其實是一種公關活動,只是針對的對象更為具體,即展會的目標企業和觀眾,所以其策劃和實施,可以完全按照公關四步工作法的要求執行 。

第一步,確立項目。活動的目標是什么、 為什么要舉辦這個活動 、這個活動對于會展整體而言有什么好處、在回答了這些問題后,就要收集會展的相關資料。如果是為專業性的會展舉辦活動,則要事先充分了解此行業的專業知識,至少做到半個專家,才有資格為活動確立項目,這亦是初步的資料調查。必須明確確立的主題范圍,由于活動是會展的一部分,所以它被期望達到的目的已經被細分,自然主題也應有針對性。

第二步,情況調查。調查,相當于要做到立項時的另半個專家,這不僅僅是了解該行業的專業知識,更要針對活動本身作調查,例如國家關于公眾活動方面的政策和法規,公眾關注的熱點話題以及預期持續時間,歷史上同類型活動的案例,場地狀況和時間的選擇性,都是調查的內容。

第三步,活動相關可行性研究,是一個十分重要的工作步驟。根據調查的情況確定出可行的活動范疇,為策劃定下基礎,也盡可能節省論證方案的人力精力成本。研究范圍包括活動的社會適應性,會展現有的條件包括社會環境和目標公眾的適應性,財力適應性,效益的可行性。從效益的角度考慮,把活動費用與媒體宣傳方面費用相比較,如果投放媒介做廣告,比做一個活動更有效,活動就不一定做了,何況舉辦活動可能還需為其再做媒體宣傳.還有社會物質水平的適應性,活動需要動用許多社會物質,出奇出新的創意更需要物質的支持,因而需要策劃人員盡量利用可以獲得的物質.最后一個是應急能力的適應研究性,需要那些應變措施如戶外活動要考慮天氣的情況,野外活動考慮更多的是安全設施問題,這些都是要進行可行性研究的范疇。

 第四步,提煉活動主題,進行創意。一個活動之所以可以完善會展的功能,即因為它的形式比會展更為豐富,所以活動有它自己的創意點就成為關鍵.如同廣告創意一樣,除了個人創意外,要特別強調團隊創意的概念,如果能夠在創意過程中開個頭腦風暴可以事半功倍.團體創意的過程也始終貫穿著個人的創意過程,作為現代策劃,需要的是多個學科的綜合和團體的智慧,而不是某個的杰作。

第五步,流程及細節考慮。一個活動并不是擁有主題就夠了,還需要眾多細節問題的支持,例如嘉賓的演講次序,時間安排等等,流程就是一個活動對受眾的語言,完美的表達才能使活動起到最大的影響。細節策劃是策劃者最容易忽視的一個環節,甚至被認為是執行時應該考慮的問題。策劃者需要調動各種資源來確保活動的順利進行.
第六步,制定策劃案,也就是把設想的方案用文字表達出來,即按形式、時間、地點、人員、主題和流程幾個部分來書寫策劃案。

第七步,活動策劃案論證。這是對整個方案的可行性論證,針對不合理的活動細節略加調節,方案論證通常使用定位式優選法,輪轉式優選法和優點移植法。

以上的七個步驟只是一個必要的模式,不同類型的活動在細節會各有差異,甚至完全不同,需要視具體情況而定。